Tout savoir sur l’Annual Report LLC (Rapport Annuel)
Une fois votre LLC US constituée, les formalités administratives auprès de l’État dans lequel vous avez immatriculé votre entité, ne sont pas terminées.
Si vous êtes gestionnaire, directeur ou détenteur d’une entreprise, vous êtes tenu de respecter certaines règles et réglementations. L’une d’entre elles consiste à déposer un rapport annuel pour votre entreprise. Cette exigence est imposée par la plupart des Etats américains à l’encontre des sociétés qui y ont élu domicile (dont la Floride, le Wyoming, etc.). Les LLC américaines ne font ici pas exception à la règle.
Nous allons voir ce qu’est un Annual Report LLC, comment le déposer, ce qu’il doit contenir et d’autres informations utiles.
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Qu'est-ce qu'un rapport annuel ou Annual Report LLC ?
Dans le cadre des exigences permanentes de votre LLC US, l’administration américaine exige que vous déposiez chaque année un rapport annuel LLC qui s’accompagne du paiement d’une taxe de dépôt.
Le rapport annuel peut prendre plusieurs noms selon les Etats :
– Rapport annuel (Annual Report)
– Déclaration annuelle (Annual Statement)
– Déclaration d’information (Statement of Information)
– Rapport périodique (Periodic Report)
– Déclaration biennale (Biennal Statement)
– Etc.
Le dépôt de l’Annual Report LLC est une case par laquelle il vous faudra nécessairement passer pour maintenir votre entité en activité. Attention donc aux conséquences parfois très importantes de tout manquement à ce niveau.
Cette formalité légale est obligatoire quelle que soit la taille de votre entreprise et l’identité de ses associés (les LLC détenues par des NRAs sont également concernées).
A noter que certains Etats américains ne requièrent pas de produire un Annual Report. Ces Etats sont plutôt rares à notre connaissance (nous consulter).
Contenu et objectifs du rapport annuel LLC
La loi américaine vous oblige à soumettre à l’organisme étatique compétent un formulaire qui met à jour les données relatives à votre entité américaine. L’étendue des informations à fournir dans le cadre de l’Annual Report LLC varie d’un Etat à l’autre.
Dans la majorité des cas, il vous faudra notamment confirmer le nom de votre entreprise, les informations relatives à l’agent légal enregistré (Registered Agent), l’adresse de l’entreprise et d’autres petits détails qui figurent généralement déjà dans les documents de constitution de votre entreprise.
Il faudra par ailleurs déclarer toute cession de parts intervenue au cours d’un exercice, et tout évènement majeur lié à votre entité américaine : changement de RA, changement d’adresse, changement d’associés, etc.
Peuvent s’ajouter à cela certaines valeurs comptables demandées par certains Etats, ce qui requiert de vous que vous teniez une comptabilité un tant soit peu structurée au niveau de votre affaire. L’Etat du Wyoming par exemple exige des détenteurs de LLC, qu’ils lui fournissent dans le rapport annuel à remettre, le détail de l’ensemble des actifs corporels, incorporels et financiers détenus par l’entité concernée.
L’objectif du rapport annuel est de maintenir votre LLC US en conformité avec la législation applicable. Pour cela, il faudra tenir l’administration informée de tout changement concernant les détails ou la propriété de votre entreprise (par exemple, si votre société a changé d’adresse ou si la composition de votre actionnariat a changé depuis le dernier rapport transmis).
Si rien n’a changé, vous devrez tout de même soumettre votre rapport annuel LLC afin de confirmer l’exactitude des registres actuels de l’État. La soumission de l’Annual Report vous autorise à poursuivre l’exploitation de votre structure.
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Frais de l'Annual Report LLC et formalisme de dépôt
Outre le dépôt de votre rapport annuel, vous devrez également payer des frais. Ces frais varient d’un Etat à l’autre et peuvent s’échelonner de 9$/an à 800$/an. Pensez à intégrer cet élément au moment de choisir la juridiction au sein de laquelle vous vous apprêtez à immatriculer votre entité. En la matière, nos spécialistes vous proposent d’optimiser votre choix d’Etat de domiciliation de votre entité pour réduire les frais.
En général, il y a deux façons de déposer votre Annual Report LLC auprès de votre État. Le dépôt peut intervenir par courrier ou s’effectuer en ligne lorsqu’une procédure le permet. Quelle que soit la méthode retenue, il est conseillé de conserver une copie au titre des archives professionnelles.
En cas de dépôt par voie postale, il faudra penser à accompagner le dépôt d’un chèque ou un mandat afin de payer les droits de dépôt.
En cas de déclaration en ligne, il est généralement possible de régler la taxe due au moyen d’une carte bancaire.
Quelle que soit l’option retenue, il est important de déposer son rapport annuel à temps, sous peine de s’exposer à des sanctions qui sont variables selon les Etats. Attention donc à intégrer le délai postal si la solution du dépôt par courrier est retenue.
Périodicité et délais de dépôt de l'Annual Report LLC
Certains États exigent de véritables rapports « annuels », tandis que d’autres exigent des rapports avec une périodicité différente. Tout dépend de l’Etat au sein duquel vous avez immatriculé votre entité américaine et de ses exigences en la matière.
Le délai de dépôt dépend de l’agence étatique compétente. Les délais de dépôt varient d’un État à l’autre. Il est donc important que le rapport soit déposé bien avant la date d’échéance afin d’éviter toute pénalité de retard éventuelle.
Dans certains Etats, le rapport annuel LLC doit être déposé à une date prédéterminée pour toutes les entités, quelle que soit leur date de création. D’autres Etats exigent que l’Annual Report LLC soit déposé à la date anniversaire de la création.
Les délais de dépôt des rapports annuels des sociétés variant d’un Etat à l’autre, il est conseillé de se renseigner auprès de l’agence étatique compétente dans la juridiction au sein de laquelle vous avez enregistré votre entité. Vous pourrez ainsi obtenir la date d’échéance propre à votre entité.
Nos spécialistes peuvent élaborer et déposer pour votre compte le rapport annuel de votre LLC américaine, permettant de garantir un dépôt conforme à l’ensemble des législations en vigueur.
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Conséquences de l'absence de dépôt de l'Annual Report LLC
Certains Etats vous enverront un rappel pour payer et déposer votre rapport annuel avant la date limite, mais d’autres ne le feront pas. C’est pourquoi il est recommandé de garder un œil sur le calendrier. Sachez par ailleurs que même si vous avez payé un agent pour former votre LLC américaine, le dépôt du rapport annuel est de votre responsabilité afin de maintenir votre entité en règle.
Nous proposons une Option Confort dans notre offre LLC qui vous rappelle les échéances importantes relatives à votre entité américaine.
Les entreprises qui négligent de déposer leurs Annual Report LLC s’exposent à des conséquences qui diffèrent légèrement selon les États. Les délais de mise à jour sont parfois variables, mais le schéma de base reste le même.
En général, l’administration américaine commencera par infliger à votre entreprise une pénalité de retard, comme une sorte de coup de semonce, pour vous inciter à déposer votre rapport annuel le plus rapidement possible (en Floride par exemple, cette pénalité s’élève à 400 dollars). Vous disposerez généralement d’un sursis avant qu’elle ne prenne d’autres mesures contre votre entité. Si vous en êtes à ce stade, tant mieux pour vous. Payez la pénalité de retard et soumettez votre rapport annuel sans tarder.
Si vous continuez à attendre, vous perdrez généralement votre statut et l’État procédera à la dissolution administrative de votre entreprise. Des complications plus sérieuses commencent ici (perte de la licence d’exploitation, impossibilité de se financer, interdiction de contractualiser, perte possible de votre nom commercial, etc.).
A ce stade, il est fort possible que votre cas parvienne aux oreilles de l’administration fiscale (IRS) qui passera alors vos déclarations fiscales au peigne fin.
Enfin, vous et vos associés risquez de perdre les protections en matière de responsabilité qui vous ont motivées à opter pour ce type de structure commerciale. Vous vous retrouverez vulnérable aux poursuites et aux créanciers avant même de vous en rendre compte.
Si l’administration américaine a déjà dissout votre LLC, il faudra engager une procédure de réintégration auprès de l’organisme étatique compétent. N’hésitez pas consulter nos experts juridiques si vous êtes dans ce cas.
Conclusion
Quand bien-même le dépôt de l’Annual Report LLC constitue un vestige d’un autre temps ayant pour objet de générer des revenus pour des administrations publiques à court d’argent, cette procédure n’en demeure pas moins obligatoire. Les exigences des Etats ne sont d’ailleurs pas prêtes de changer ici. Les entrepreneurs qui réussissent sachant choisir leurs batailles, n’hésitez donc pas à sous-traiter cette tâche à un professionnel.
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